PERCHÈ E CRITICITÀ
Le aziende, impegnate quotidianamente nella rivoluzione digitale, hanno sempre più bisogno di strategie adatte a tenere sotto controllo il flusso di lavoro che risulta, ogni giorno di più, flessibile, smart, delocalizzato. Questo, per molte imprese, vuol dire ridisegnare interi processi, plasmare nuove funzioni che stiano al passo con i tempi. Con queste premesse abbiamo studiato una soluzione integrata che desidera fornire alla direzione HR e ai dipendenti una soluzione digitale e innovativa per la gestione, l’organizzazione e l’archiviazione dei documenti che accompagnano e scandiscono il percorso professionale della persona all’interno dell’azienda e che ad oggi sono, in molti casi, prodotti e gestiti ancora in modalità cartacea. La soluzione Digital Technologies per il fascicolo del personale è stata sviluppata facendo riferimento alle principali caratteristiche del fascicolo:
- È un dossier multi-documento (cartella amministrativa, cartella sanitaria, cartella HR).
- È un dossier dinamico e in costante aggiornamento
- È costituito da documenti prodotti all’interno dell’azienda e provenienti dall’esterno
PANORAMICA
Il fascicolo del personale fa fronte ad alcune criticità riscontrate nella gestione del personale che ogni azienda affronta tutti i giorni e che è possibile riassumere come segue:
ACCESSIBILITÀ
- Necessità di accesso rapido alle informazioni
- Dislocazione dei documenti in diversi siti
- Necessaria accessibilità da parte di soggetti diversi, nello stesso tempo
- Elevati tempi di ricerca e recupero dei fascicoli
- Difficoltà nel tracking degli accessi e delle attività sul fascicolo
DINAMICITÀ
- Necessità di aggiornamento continuo del fascicolo
- Necessità di integrazione rapida dei nuovi documenti, all’interno del fascicolo
SICUREZZA
- Necessaria garanzia di sicurezza del fascicolo nel tempo
- Necessaria garanzia dell’integrità dei documenti nel tempo
VANTAGGI
Raggiungimento degli obiettivi di innovazione dei processi HR
Miglioramento dell’Employee Satisfaction e delle condizioni di lavoro dei dipendenti
Eliminazione dei costi per l’archiviazione fisica dei fascicoli del personale con conseguente saving pari al 40/50% rispetto alla spesa attuale
Incremento del livello di sicurezza dei dati sensibili contenuti nei documenti in oggetto
COME INTERVIENE DT
La soluzione Digital Technologies costituisce un’unica banca dati digitale dei documenti del personale, a cui accedere tramite piattaforma web accessibile dall’Ufficio del Personale e dai dipendenti. Attraverso la tracciabilità degli accessi e la profilazione delle funzionalità in base al ruolo dell’utente, la piattaforma Digital Technologies garantisce la sicurezza dei documenti e delle informazioni del fascicolo. Grazie al servizio di Legal Archiving, la soluzione Digital Technologies garantisce l’integrità del documento nel tempo e la sua validità legale.
LA SOLUZIONE DT
La piattaforma può essere alimentata, in base alle esigenze del Cliente, tramite processo di digitalizzazione dei documenti cartacei oppure attraverso l’integrazione con i sistemi gestionali dell’azienda.
Per garantire che la sicurezza dei dati e la privacy siano rispettate, le piattaforma consente la tracciabilità degli accessi al sistema e la profilazione in base al ruolo dell’utente.
Grazie alle funzionalità della piattaforma e ad interfacce semplici ed intuitive, l’utente autorizzato potrà ricercare e visualizzare i documenti e le informazioni del fascicolo del personale.
Su richiesta del cliente DT può provvedere anche alla Conservazione Sostitutiva dei documenti trasmessi, in linea con la normativa vigente e agendo in qualità di responsabile dell’intero processo.
