MOTIVOS Y ASPECTOS CRÍTICOS
Las empresas, comprometidas a diario con la revolución digital, necesitan cada vez más estrategias para controlar el flujo de trabajo, que es cada vez más flexible, inteligente y deslocalizado. Para muchas empresas, esto significa rediseñar procesos completos y dar forma a nuevas funciones que se adapten a los tiempos. Sobre estas bases, hemos desarrollado una solución integrada cuyo objetivo es ofrecer tanto a la dirección de Recursos Humanos como a los empleados una solución digital innovadora para la gestión, organización y archivo de los documentos que acompañan y marcan la trayectoria profesional de la persona dentro de la empresa y que hasta la fecha, en muchos casos, se siguen produciendo y gestionando en papel. La solución Digital Technologies para expedientes de personal se ha desarrollado haciendo referencia a las características principales del expediente:
- Es un dossier multidocumentos (carpeta administrativa, carpeta de salud, carpeta de Recursos Humanos).
- Es un dossier dinámico y en constante actualización.
- Está constituido por documentos producidos dentro y fuera de la empresa.
RESUMEN
El expediente de personal responde a ciertos aspectos críticos hallados en la gestión del personal que cada empresa enfrenta a diario y que pueden resumirse de la siguiente manera:
ACCESIBILIDAD
- Necesidad de un acceso rápido a la información
- Ubicación de documentos en diferentes sitios
- Necesidad de acceso por parte de diferentes sujetos al mismo tiempo
- Tiempos largos de búsqueda y recuperación de expedientes
- Dificultades en el seguimiento de los accesos y actividades en el expediente
DINAMICIDAD
- Necesidad de actualizar continuamente el expediente
- Necesidad de integrar rápidamente los nuevos documentos en el expediente
SEGURIDAD
- Necesidad de garantizar la seguridad del expediente a lo largo del tiempo
- Necesidad de garantizar la integridad de los documentos a lo largo del tiempo
VENTAJAS
Logro de los objetivos de innovación de los procesos de Recursos Humanos
Mejora de la satisfacción de los empleados y de sus condiciones de trabajo
Eliminación de los costes de archivo físico de los expedientes de personal, con un ahorro del 40/50% respecto al gasto actual
Aumento del nivel de seguridad de los datos sensibles contenidos en los documentos en cuestión.
CÓMO INTERVIENEN DT
La solución Digital Technologies constituye una sola base de datos digital de documentos del personal a la que el Departamento de Personal y los empleados pueden acceder a través de una plataforma web. A través de la trazabilidad los accesos y el perfilado de las funciones según el rol del usuario, la plataforma Digital Technologies garantiza la seguridad de los documentos y de la información en el expediente. Gracias al servicio de archivo legal, la solución Digital Technologies garantiza la integridad del documento a lo largo del tiempo y su validez legal.
LA SOLUCIÓN DT
La plataforma se puede alimentar, según las necesidades del cliente, a través del proceso de digitalización de documentos en papel o mediante la integración con los sistemas de gestión de la empresa.
Para garantizar que se respete la seguridad y privacidad de los datos, la plataforma permite la trazabilidad del acceso al sistema y la creación de perfiles según la función del usuario.
Gracias a la funcionalidad de la plataforma y las interfaces simples e intuitivas, el usuario autorizado puede buscar y ver los documentos y la información en el archivo de personal.
A petición del cliente, DT también puede prever la conservación sustitutiva de los documentos transmitidos, de acuerdo con la legislación vigente y actuando como la persona responsable de todo el proceso.
CAMPOS DE APLICACION
