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La legge italiana ha individuato nel processo di Conservazione Sostitutiva lo strumento in grado di garantire l’integrità e la validità legale dei documenti in formato elettronico. Questo ha permesso di conferire ai documenti elettronici la stessa valenza associata ai documenti cartacei, incentivando ulteriormente le aziende a ridisegnare i propri processi in modalità completamente digitale.

Per tanto la Conservazione Sostitutiva non è solo un obbligo imposto dalla legge, in caso di documento in formato elettronico, ma è anche un’opportunità per le aziende che desiderano prendere parte alla Rivoluzione Digitale.

Il processo di Conservazione Sostitutiva può essere applicato a quasi la totalità dei documenti che vengono generati, inviati e ricevuti in qualsiasi azienda. Questi documenti possono essere generati direttamente in formato elettronico o essere frutto del processo di digitalizzazione di documenti cartacei. Secondo la normativa vigente il processo di Conservazione Sostitutiva deve garantire l’integrità, la paternità, l’immodificabilità e la leggibilità del documento nel tempo, così come la validità giuridica che richiede l’adozione di processi aggiuntivi quali l’apposizione della Firma Elettronica e della marca temporale.

Il background normativo italiano

  • Deliberazione CNIPA n°11 del 19/02/2004: Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali.
  • Decreto Legislativo 7 Marzo 2005, n.82: Codice dell´amministrazione digitale (CAD).
  • Circolare Agenzia delle Entrate n°45 del 19/10/2005: Chiarimenti sulle novità introdotte dal decreto legislativo n. 52/2004, approfondendo le procedure da seguire per rendere integralmente elettronico il flusso, la gestione e la conservazione delle fatture IVA.
  • Circolare Agenzia delle Entrate n°36/E del 6/12/2006: Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici e alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto.
  • Linee guida per la dematerializzazione della documentazione clinica in diagnostica per immagini – Normativa e prassi” del 04 Aprile 2012: Specifiche per la digitalizzazione e la conservazione digitale delle immagini DICOM. Si definisce DICOM lo standardche determina i criteri per la comunicazione, la visualizzazione, l’archiviazione e la stampa di informazioni di tipo biomedico quali ad esempio immagini radiologiche
  • Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 3 Dicembre 2013: Regole tecniche in materia di sistema di conservazione.
  • Decreto del Ministerio dell´Economia e delle Finanze 17 Giugno 2014: Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici e alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto.
  • 2414 ; Art. 2200 del Codice Civile: Obbligo di conservare per dieci anni la corrispondenza rilevante per il business, quali messaggi di posta elettronica con contenuto a rilevanza giuridica e commerciale.

Come possiamo aiutarvi

  • In qualità di responsabile della Conservazione Sostitutiva, nominato direttamente dal Cliente, Digital Technologies offre un servizio in full – outsourcisng in linea con gli standard definiti dalla normativa e al passo con gli aggiornamenti.
  • Nell’esecuzione del servizio, Digital Technologies rispetta tutte le richieste normative per fare in modo che il documento elettronico abbia tutte le caratteristiche per raggiungere la piena validità legale.
  • Grazie ad un proprio team specializzato e costantemente aggiornato, Digital Technologies è in grado di garantire al Cliente un supporto in materia di consulenza normativa e di processo.

La soluzione Digital Technologies

La soluzione prevede un processo di conservazione digitale in grado di gestire e conservare, secondo la normativa, qualsiasi tipo di documento e di permette a Digital Technologies di rispettare in modo semplice e automatico agli obblighi di legge. Il servizio di Conservazione Sostitutiva di Digital Technologies è caratterizzato dai seguenti step.

I Risultati

  • Grazie al processo di Conservazione Sostitutiva i documenti creati in formato elettronico o digitalizzati acquisiscono validità legale. Questo rappresenta un key factor per le aziende impegnate nella trasformazione dei propri processi aziendali in flussi digitali automatici.
  • Il processo di Conservazione Sostitutiva consente l’archiviazione di grandi quantità di informazioni e documenti su Piattaforme Web dedicate e in linea con le disposizioni di legge.
  • Grazie al processo di conservazione sostitutiva, le copie cartacee dei documenti conservati possono essere distrutte. Questo determina l’eliminazione dei costi per l’archiviazione fisica dei documenti e quindi una riduzione dei costi aziendali pari al 70%.  
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