PERCHÈ E CRITICITÀ

Da diversi anni in Italia, ma non solo, il processo di archiviazione dei documenti e delle pratiche aziendali è stato indirizzato verso una crescente digitalizzazione. Ad oggi, la Conservazione Sostitutiva ha conferito ai documenti elettronici la stessa valenza legale dei vecchi documenti cartacei. La Conservazione Sostitutiva non è solo un obbligo ma una fondamentale opportunità per tutte quelle realtà che sapranno coglierla.

IL PANORAMA NORMATIVO

  • Deliberazione CNIPA n°11 del 19/02/2004: Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali.
  • Decreto Legislativo 7 Marzo 2005, n.82: Codice dell’amministrazione digitale (CAD).
  • Circolare Agenzia delle Entrate n°45 del 19/10/2005: Chiarimenti sulle novità introdotte dal decreto legislativo n. 52/2004, approfondendo le procedure da seguire per rendere integralmente elettronico il flusso, la gestione e la conservazione delle fatture IVA.
  • Circolare Agenzia delle Entrate n°36/E del 6/12/2006: Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici e alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto.
  • Linee guida per la dematerializzazione della documentazione clinica in diagnostica per immagini – Normativa e prassi” del 04 Aprile 2012: Specifiche per la digitalizzazione e la conservazione digitale delle immagini DICOM. Si definisce DICOM lo standard che determina i criteri per la comunicazione, la visualizzazione, l’archiviazione e la stampa di informazioni di tipo biomedico quali ad esempio immagini radiologiche
  • Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 3 Dicembre 2013: Regole tecniche in materia di sistema di conservazione.
  • Decreto del Ministerio dell´Economia e delle Finanze 17 Giugno 2014: Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici e alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto.
  • 2414 ; Art. 2200 del Codice Civile: Obbligo di conservare per dieci anni la corrispondenza rilevante per il business, quali messaggi di posta elettronica con contenuto a rilevanza giuridica e commerciale.

VANTAGGI

Grazie al processo di Conservazione Sostitutiva i documenti creati in formato elettronico o digitalizzati acquisiscono validità legale. Questo rappresenta un key-factor per le aziende impegnate nella trasformazione dei propri processi aziendali in flussi digitali automaticiIl processo di Conservazione Sostitutiva consente l’archiviazione di grandi quantità di informazioni e documenti su Piattaforme Web dedicate e in linea con le disposizioni di legge. Grazie al processo di conservazione sostitutiva, le copie cartacee dei documenti conservati possono essere distrutte. Questo determina l’eliminazione dei costi per l’archiviazione fisica dei documenti e quindi una riduzione dei costi aziendali pari al 70%.  

COME INTERVIENE DT

In qualità di responsabile della Conservazione Sostitutiva, nominato direttamente dal Cliente, Digital Technologies offre un servizio in full – outsourcisng in linea con gli standard definiti dalla normativa e al passo con gli aggiornamenti. Nell’esecuzione del servizio, Digital Technologies rispetta tutte le richieste normative per fare in modo che il documento elettronico abbia tutte le caratteristiche per raggiungere la piena validità legale. Grazie ad un proprio team specializzato e costantemente aggiornato, Digital Technologies è in grado di garantire al Cliente un supporto in materia di consulenza normativa e di processo.

LA SOLUZIONE DT

SETTORI DI APPLICAZIONE

2019-04-24T20:38:26+02:00