MOTIVOS Y ASPECTOS CRÍTICOS
Desde hace varios años, tanto en España como en otros países, el proceso de archivo de documentos y prácticas empresariales se ha orientado hacia una creciente digitalización. Hasta la fecha, la digitalización certificada ha otorgado a los documentos electrónicos el mismo valor fiscal y legal que a los antiguos documentos impresos. La digitalización certificada no es solo una obligación, sino una oportunidad fundamental para todas las entidades que puedan aprovecharla.
EL PANORAMA NORMATIVO
- Digital Technologies dispone de diferentes soluciones homologadas
- La certificación provee a los documentos digitales el mismo valor legal y fiscal que los documentos de papel
- Nuestras soluciones se pueden adaptar a cualquier tipo de necesidad de escaneo (alta producción o escaneo distribuido desde móviles o MFP)
- Integrado con SAP, SAGE, Dynamics NAV, AX, Oracle, Gestores de contenidos y soluciones OCR del mercado
- Permite el cumplimiento de la Orden Ministerial EHA 962/2007
- Homologada por la AEAT
- Homologada por las Haciendas Forales de País Vasco y Navarra
VENTAJAS
Gracias al proceso de digitalización certificada y de conservación digital certificada, los documentos creados en formato electrónico o digitalizados adquieren validez fiscal y legal. Esto representa un factor clave para las empresas comprometidas con la transformación de sus procesos en flujos digitales automáticos. El proceso de archivo homologado permite archivar grandes cantidades de información y documentos en plataformas web dedicadas que cumplen con los requisitos legales. Gracias al proceso de digitalización certificada, las copias impresas de los documentos guardados pueden ser destruidas. Esto elimina los costes de almacenamiento físico de documentos, reduciendo en un 70% los costes de la empresa.
CÓMO INTERVIENEN DT
Como responsable de la digitalización certificada, designado directamente por el cliente, Digital Technologies ofrece un servicio completo de externalización que cumple con los estándares definidos por la normativa y se mantiene al día con las actualizaciones. En la prestación del servicio, Digital Technologies cumple con todos los requisitos normativos para asegurar que el documento electrónico tenga todas las características necesarias para lograr su plena validez fiscal y legal. Gracias a su propio equipo especializado y constantemente actualizado, Digital Technologies puede garantizar el apoyo al cliente en términos de consultoría normativa y de procesos.
LA SOLUCIÓN DT
Periódicamente el cliente transmite los documentos en formato digital o en papel, Digital Technologies se encargará de la digitalización.
De acuerdo con el tipo de documentos Digital Technologies proporcionará una verificación formal de los datos.
Proceso de certificación con software homologado por la AEAT y las Haciendas Forales, obteniendo el archivo digital certificado
Hacer que los documentos estén disponibles en una plataforma dedicada y compatible.
Proceso de archivo homologado que relaciona de forma univoca
las imágenes y los datos de los documentos de manera que esta relación no se pueda “romper”
y de manera que garantice el acceso a la información
por parte de Hacienda en caso de inspección (que previamente deberá solicitar a la empresa)
Tras el cierre del proceso, Digital Technologies podrá proceder a la destrución de copias en papel.
CAMPOS DE APLICACION
