MOTIVOS Y ASPECTOS CRÍTICOS

Desde hace varios años, tanto en Italia como en otros países, el proceso de archivo de documentos y prácticas empresariales se ha orientado hacia una creciente digitalizaciónHasta la fecha, el almacenamiento sustitutivo ha otorgado a los documentos electrónicos el mismo valor legal que a los antiguos documentos impresos. El almacenamiento sustitutivo no es solo una obligación, sino una oportunidad fundamental para todas las entidades que puedan aprovecharla.

EL PANORAMA NORMATIVO

  • Resolución CNIPA n.º 11 del 19/02/2004: Normas técnicas para la reproducción y el almacenamiento de documentos en un soporte óptico adecuado para garantizar la conformidad de los documentos con los originales.
  • Decreto Legislativo n.º 82 del 7 de marzo de 2005: Código de administración digital (CAD).
  • Circular n.º 45 del 19/10/2005 de la Agencia Tributaria: Aclaraciones sobre las novedades introducidas por el Decreto Legislativo n.º 52/2004, profundizando en los procedimientos a seguir para hacer totalmente electrónico el flujo, gestión y almacenamiento de las facturas de IVA.
  • Circular n.º 36/E del 6/12/2006 de la Agencia Tributaria: Modalidades de cumplimiento de las obligaciones fiscales relativas a los documentos informáticos y a su reproducción en diferentes soportes.
  • “Directrices para la desmaterialización de la documentación clínica en el diagnóstico por imágenes – Normativa y praxis” del 4 de abril de 2012: Especificaciones para la digitalización y el almacenamiento digital de imágenes DICOM. DICOM es el estándar que determina los criterios para la comunicación, visualización, archivo e impresión de información biomédica como, por ejemplo, las imágenes radiológicas.
  • Decreto del Presidente del Consejo de Ministros del 3 de diciembre de 2013: Normas técnicas sobre el sistema de almacenamiento.
  • Decreto del Ministerio de Economía y Finanzas del 17 de junio de 2014: Modalidades de cumplimiento de las obligaciones fiscales relativas a los documentos informáticos y a su reproducción en diferentes soportes.
  • 2414; Art. 2200 del Código Civil: Obligación de conservar durante diez años la correspondencia relevante para el negocio, como los correos electrónicos con contenido legal y comercial.

VENTAJAS

Gracias al proceso de almacenamiento sustitutivo, los documentos creados en formato electrónico o digitalizados adquieren validez legal. Esto representa un factor clave para las empresas comprometidas con la transformación de sus procesos en flujos digitales automáticosEl proceso de almacenamiento sustitutivo permite archivar grandes cantidades de información y documentos en plataformas web dedicadas que cumplen con los requisitos legales. Gracias al proceso de almacenamiento sustitutivo, las copias impresas de los documentos guardados pueden ser destruidas. Esto elimina los costes de almacenamiento físico de documentos, reduciendo en un 70% los costes de la empresa.  

CÓMO INTERVIENEN DT

Como responsable del almacenamiento sustitutivo, designado directamente por el cliente, Digital Technologies ofrece un servicio completo de externalización que cumple con los estándares definidos por la normativa y se mantiene al día con las actualizaciones. En la prestación del servicio, Digital Technologies cumple con todos los requisitos normativos para asegurar que el documento electrónico tenga todas las características necesarias para lograr su plena validez legal. Gracias a su propio equipo especializado y constantemente actualizado, Digital Technologies puede garantizar el apoyo al cliente en términos de consultoría normativa y de procesos.

LA SOLUCIÓN DT

CAMPOS DE APLICACION

2019-04-25T01:53:36+02:00