Archiviazione Digitale, Piattaforma per Legal Archiving

Q: Che cos’è la Global e-Archiving Platform di Digital Technologies?

È una soluzione SaaS che consente alle aziende di gestire la conservazione digitale a norma dei documenti, garantendo sicurezza , accessibilità e conformità alle normative italiane e internazionali. È pensata per realtà B2B che operano in più giurisdizioni e necessitano di un archivio sicuro e legalmente valido .

Q: Come viene garantita la conformità alle normative italiane, europee e internazionali?

La piattaforma è progettata per rispettare i principali requisiti normativi e fiscali globali , con particolare attenzione al regolamento eIDAS e alle direttive europee. Questo consente di adottare un’unica soluzione di legal archiving , valida nei diversi Paesi in cui le aziende operano.

Q: In che modo la piattaforma rispetta il regolamento eIDAS?

Integra i principi di eIDAS attraverso l’uso di firme elettroniche qualificate , marche temporali , sigilli elettronici e servizi fiduciari accreditati , assicurando autenticità , integrità e opponibilità legale dei documenti.

Q: Quali tipi di documenti possono essere conservati con la Global e-Archiving Platform?

La piattaforma supporta non solo le fatture , ma anche altri documenti regolamentati a livello nazionale e internazionale, come: Documenti fiscali (fatture elettroniche, ordini, note di credito) Contratti e accordi commerciali Documenti HR (buste paga, contratti di lavoro) Documenti tecnici e di prodotto Comunicazioni legali e compliance Posta elettronica certificata (PEC)

Q: Quanto dura la conservazione?

La durata è stabilita dalla normativa del Paese di riferimento (es. 10 anni per le fatture in Italia ). La piattaforma garantisce integrità , disponibilità e tracciabilità dei documenti nel tempo grazie a sistemi di controllo e a un audit trail completo .

Q: Come si integra la Global e-Archiving Platform nei sistemi aziendali?

Grazie ad API , la piattaforma si integra facilmente con i principali ERP , sistemi contabili e documentali . L’implementazione è rapida e flessibile , consentendo una messa in esercizio veloce e un ritorno immediato in termini di efficienza , sicurezza e conformità .

Q: Quali vantaggi offre la piattaforma di e-Archiving a un’azienda?

Conformità normativa internazionale Riduzione dei costi di gestione documentale Sicurezza e compliance by design Accesso immediato e sicuro ai documenti Scalabilità per mercati e filiali multiple Supporto specializzato per audit e verifiche

Q: Come avviene l’accesso ai documenti?

Tramite interfaccia web sicura o integrazione con i sistemi interni. Sono disponibili ricerca avanzata , filtri per metadati ed esportazioni certificate . I diritti di accesso possono essere configurati in base a ruoli , reparti e responsabilità aziendali .

Q: In che modo la piattaforma riduce i rischi di non conformità?

Grazie a controlli automatizzati , certificazioni internazionali e aggiornamenti costanti alle normative, la piattaforma riduce al minimo i rischi di sanzioni , contestazioni legali e non conformità durante audit o verifiche.

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SOLUZIONE

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Piattaforma di conservazione digitale a norma per l’archiviazione dei documenti in compliance con gli standard normativi, a livello nazionale e internazionale, sempre al passo con eventuali aggiornamenti. Personalizzabile e totalmente integrabile con qualsiasi sistema di gestione documentale e workflow.

CARATTERISTICHE

Ricezione dei documenti in modalità multiformato (carta/digitale) e multicanale (posta, API, SFTP, etc.)
Verifica formale dei dati
Applicazione sul documento elettronico di marca temporale e firma digitale, che garantiscono la validità legale dei documenti a livello internazionale
Piattaforma di ricerca, visualizzazione e monitoraggio
(Eventuale) macero documenti cartacei

Quali tipologie di documenti che possono essere conservate?

Fatture elettroniche
Documenti amministrativi (documenti di trasporto, ordini di acquisto/vendita, fatture di acquisto, contratti, raccomandate, etc.)
Scritture contabili (Libro Giornale, Registri IVA, Giornale di Magazzino, Mastrini, etc.)
PEC
Contratti
Registro carico e scarico rifiuti per il RENTRI

…ai tuoi problemi…

Presenza di numerose attività manuali

Errori e inefficienza legati alla gestione manuale delle attività

Tempi estesi per la ricerca e la consultazione della documentazione

Tracking e visibilità nel caso di ispezioni da parte degli Enti preposti al controllo

Rischio di sanzioni

Mancata conformità alle normative globali

…per fare la differenza!

Compliance normativa in Italia e all’estero

DT opera sia al livello nazionale, sia europeo: supporta le aziende nell’analisi di aderenza normativa rispetto alle leggi del Paese in cui il processo di e-Archiving e Long Term Preservation si esplica, per definire la soluzione corretta per la gestione del processo di acquisizione, archiviazione e conservazione dei documenti.

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Non solo conservazione

Grazie ai propri esperti, costantemente aggiornati dal punto di vista normativo, DT supporta i propri clienti nei seguenti ambiti:

– Formazione al ruolo di Responsabile della Conservazione
– Consulenza nella redazione del manuale di conservazione
– Servizio di assessment e audit di seconda parte sul processo di conservazione

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Piattaforma

HIGHLIGHTS

Compliance internazionale

Procedure condotte nel rispetto delle disposizioni normative vigenti nel panorama globale

Dematerializzazione

Processi di gestione documentale e di archivio gestite in modalità paperless

Efficienza, controllo e visibilità

Riduzione dei tempi di esibizione su richiesta dei documenti in caso di controlli da parte delle Autorità

Riduzione dei costi

La gestione dematerializzata consente una significativa riduzione dei costi, soprattutto di quelli relativi all’archivio fisico

Integrabilità e scalabilità

Piattaforma integrabile con i sistemi gestionali presenti in azienda

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